La obligación de informar inventarios

Estimados alumnos, contribuyentes y público interesado en el tema.

Desde el punto de vista fiscal siempre ha sido una obligación de informar sobre el monto de los inventarios, producto del levantamiento físico de los mismos al cierre del cada año fiscal, esto para todos aquellos contribuyentes que estén obligados a ello.

Con el ánimo de contribuir con una opinión técnica del porqué de la obligación y sobre todo con la seriedad que debe ser asumida tal acción por parte del contribuyente (levantar e informar sobre los inventarios a la DGI), es debido a que le estamos proporcionando a la entidad reguladora dos elementos del COSTO DE VENTAS, el cual se define como: INVENTARIO INICIAL + COMPRAS NETAS – INVENTARIO FINAL.

El Inventario Inicial, sería el valor proporcionado en el reporte correspondiente al cierre fiscal del 2014 y el Inventario Final sería el que tenemos que reportar a más tardar el último día del mes de Enero del año en curso (2016), o sea el correspondiente al año 2015.

En consecuencia si analizamos lo anterior: nosotros mismos le estamos proporcionando a la Dirección General de Ingresos dos términos del Costo de Ventas, elemento que es altamente sensible y de análisis particular para cuando se practican auditorías fiscales, OJO entonces, el reporte del inventario debe hacerse con la seriedad, conciencia y técnica adecuada, con la observación que este reporte debe pegar con la cifra reportada en los estados financieros sujetos al pago de impuestos sobre la renta.

Cuando la DGI practica una Auditoría Fiscal, en su programa de trabajo lleva contemplado el análisis del llamado COSTO DE VENTAS, pero ya cuenta en sus papeles de trabajo dos términos que a como mencionábamos se trata del Inventario Inicial y el Inventario Final, queda de parte de ellos hacer el análisis pertinente sobre las COMPRAS NETAS, que es el tercer término que hace falta para completar el análisis del COSTO DE VENTAS.

De acuerdo a nuestra experiencia y conocimiento son muchas empresas, las que se han visto afectadas con reparos, debido a inconsistencias presentadas en el tema de los inventarios y del análisis pertinente al COSTO DE LO VENDIDO, debido a lo anterior hacemos la reflexión, sobre todo a los colegas involucrados a que hagan el reporte con todas las consideraciones necesarias, a sabiendas de que si no lo hacemos así, estaríamos poniendo en riesgo los recursos financieros del contribuyente.

Les adjuntamos la DISPOSICIÓN ADMINISTRATIVA GENERAL No.1-2014, la cual expresa la obligatoriedad de tal acción.

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El uso del «desref» en Excel

Nuestra firme apreciación es que la hoja de cálculo de Excel, ha sido, es y será el aliado No.1 de cualquier profesión, se ocupa tanto en las carreras de ingeniería y de ciencias económicas, como en otras profesiones, el uso es realmente insospechado, las hojas de cálculo hacen cosas desde las más simples a las más complejas, una de las funciones más poderosas incorporadas en el Excel, es la «desref».

Como un aporte nuestro a los estudiantes de ciencias económicas y a los profesionales que tengan que ver con el control de los resultados del presupuesto vs. los resultados reales, así como para hacer una modelización de los mismos resultados, estamos poniendo a disposición de ustedes una libro de cálculo, compuesto por 4 hojas que les puede contribuir a llevar algún tipo de control en las empresas o para sensibilizar algunas situaciones de forma académica.

El instrumento:

Hoja No.1 (Hoja de presentación)

En esta hoja hemos puesto cómo se programa el instrumento, ya que las fórmulas contenidas en este son desde las más simples, hasta algunas un poco más complejas, se han utilizado formatos condicionales, validación de datos, funciones lógicas, así como la fórmula que hace posible los cálculos «desref».

Hoja No.2 (EERR resultados reales)

Es una hoja que permite el control de los resultados reales obtenidos en la empresa, tanto de las ventas, costos y gastos, hasta llegar al resultado final, esta hoja sirve para el control de las ventas y costos de tres meses en cualquier punto de la hoja, ejemplo: si se quiere calcular cuánto suman las ventas despues del mes 3 (esa opción usted la puede elegir), entonces la hoja sumará las ventas de abril – mayo y junio, lo mismo pasa con los costos.

Es recomendable que para hacer ajustes de programación a la hoja el usuario esté o haya estado familiarizado con el uso de hojas de cálculo, ya que así podrá modificar los parámetros establecidos en la misma, pudiendo de esta manera, hacer uso máximo de la misma. Los datos que sean digitados en esta hoja servirán de input para la siguiente hoja (Ventas Reales Vs. Presupuesto).

Hoja No.3 (Ventas Reales Vs. Presupuesto)

Esta hoja recibirá de la hoja anterior únicamente los datos de las ventas  reales tanto de las de contado como de crédito, o sea que son datos dependientes, los datos que hay que introducir como constantes son los presupuestados, sirve esencialmente para ir midiendo el comportamiento acumulado de las ventas reales y presupuestadas, así como las desviaciones presentadas en el mismo período.

A como señalabamos con anterioridad y siguiendo la misma lógica de programación el usuario puede exprimir la explotación de esta hoja.

Hoja No.4 (Resultados reales vs. presupues)

Esta hoja es totalmente dependiente, es decir el usuario no tendrá que digitar absolutamente nada ya que los datos fuentes vienen de la hoja dos y tres, usted usará la función desref ya programada para comparar y graficar los resultados reales y presupuestados tanto de las ventas como de los costos y gastos, obteniendo una gráfica por todos estos conceptos.

Reflexión final

Estimados alumnos y colegas: Estamos poniendo a su disposición un instrumento que consideramos puede ser explotado de forma académica y empresarial, el usuario podrá hacer las modificaciones que crea pertinente ya que toda la programación del libro va visible, es decir no pretendemos con esto dar una solución puntual a problemas específicos, lo que si pretendemos es contribuir a que el usuario puede apoyarse en esta aplicación del Excel, para desarrollar y poner en práctica su propias necesidades.

«Excel no tiene límites, los límites radican en la propia imaginación del usuario»

Libros adjuntos:

Muestra

Para explotación